Ce que le télétravail «  de force majeure » nous apprend sur le télétravail de demain

Avec le coronavirus et le confinement, l’année 2020 nous a permis de découvrir un nouvel OPNI (objet professionnel non identifié) : le télétravail de force majeure.

Le télétravail, en soi, est une pratique bien connue.  D’après l’étude réalisée par Malakoff Humanis juste avant le confinement, 30% des salariés travaillaient déjà à distance en 2019 contre 25% en 2017 – soit une progression de 20% en 2 ans. Ce télétravail, généralement occasionnel, était d’ailleurs source de satisfaction. Tout présageait que sa pratique allait se répandre dans les années à venir. 

Mais au 17 mars 2020, date de confinement décrété par l’État, tous les Français qui le pouvaient ont été mis au télétravail forcé et massif.

Cet événement nous aura permis d’apprendre beaucoup de choses sur le télétravail à temps plein, dans des conditions malheureusement loin d’être idéales. Voici quelques bonnes pratiques que nous souhaitions partager avec vous.

Bonne pratique n°1 : Créer sa propre routine en télétravail 

Les télétravailleurs occasionnels plébiscitent un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Mais après quelques semaines de confinement, il semble que maintenir la limite entre les deux se montre plus compliqué que prévu.  

Effectivement, ceux qui télétravaillent à temps plein le confirment : sans une routine huilée,  séparer vie professionnelle et vie personnelle semble difficile. Qui n’a pas eu la tentation d’ouvrir son ordinateur dans son lit, en pyjama, lové sous la couette ? Un jour par semaine, pourquoi pas ! Sur le long terme, en revanche, il est plus sage d’adopter une routine professionnelle. 

Cette routine vous permettra de fixer les plages horaires dédiées au travail et celles réservées à la vie privée. Pensez aussi à réserver du temps pour l’activité physique, respecter vos temps de repos … mais là, nous ne vous apprenons rien.

L’objectif est de remplacer le célèbre « métro-boulot-dodo » par une routine personnelle qui concilie vos impératifs (travail, santé, couple, famille … ). C’est la clé pour trouver le meilleur équilibre pour vous, votre équipe et vos proches.

L’étape suivante sera de les faire connaître autour de vous et surtout de les respecter. Plus simple à dire qu’à faire, mais tout à fait essentiel.

Bonne pratique n°2 : Organiser son travail par objectif

À distance, tout le monde n’est pas disponible en même temps. Et pas moyen de camper devant le bureau de son collègue pour attirer son attention : notre interlocuteur répondra lorsqu’il le pourra … et si la question a été posée correctement.

Nouveaux horaires et nouveaux modes de fonctionnement. Le micro-management, qui n’est envisageable qu’en présentiel, doit céder la place au management par objectif. Les équipes virtuelles s’engageront donc vers plus d’agilité pour rester efficaces.

Le télétravailleur doit adapter son agenda professionnel pour développer son autonomie. Quelques pistes pour y arriver et limiter la procrastination :

  • se fixer des objectifs hebdomadaires et les décomposer en tâches journalières
  • utiliser un outil visuel pour visualiser le travail de la semaine (des Post-its au mur feront l’affaire)
  • rendre des comptes chaque jour à son équipe ou son management pour les tenir informés.

Bonne pratique n°3 : Soigner sa communication écrite

Lorsque la plupart des échanges se font par email ou transmission de fichiers, l’écrit remplace l’oral comme mode de communication privilégié. Or :

  • un échange par écrit est moins dynamique qu’une conversation en face à face
  • les messages écrits sont souvent sujets à de mauvaises interprétations (privé du non verbal, notre interlocuteur se méprend plus facilement sur le sens de nos messages)
  • certains mails “ping-pong” peuvent tourner des semaines sans avoir de réponses
  • pour couronner le tout, les écrits restent et encombrent votre messagerie, d’autant que vous recevez certainement des mails « pour information » qui la polluent plus qu’ils ne vous sont utiles. 

L’écrit est un média formidable, mais il peut à la fois ralentir et affaiblir la transmission d’informations. Pour obtenir rapidement une réponse adéquate, les requêtes doivent donc être précises, détaillées et adressées aux bonnes personnes. L’objectif est d’offrir à son interlocuteur les supports les plus pertinents pour qu’il fonde un retour éclairé.

On favorisera alors une communication synthétique, ne contenant qu’un seul sujet, présentant clairement le contexte et les enjeux, avec des liens hypertextes ou des pièces jointes pour accéder aisément aux informations clés. Pour faciliter le traitement de vos emails par les destinataires, préférez un titre explicite, et mentionnez vos attentes dès le début, dans les 5 premières lignes.

Bonne pratique n°4 : Raccourcir les réunions

Un grand nombre de télétravailleurs se sont plaints des interminables visioconférences et du temps perdu en réunion. Les pratiques des bureaux semblent avoir gagné la sphère du télétravail … à ceci près que les télétravailleurs ont fini par éteindre leur caméra et faire autre chose pendant ce temps-là. Ne pas être attentif en réunion, c’est encore plus simple à distance.

Les études leur donnent raison : si en présentiel notre attention peut être mobilisée jusqu’à une heure, à distance, notre concentration chute au bout de 30 minutes.

La clé : se préparer, faire court et efficace : 

  • Se consacrer à un seul sujet, problème ou prise de décision 
  • Préparer des supports clairs (voir le point précédent), 
  • Limiter le temps et le nombre de participants,
  • Prendre des notes en temps réel

À ce titre, plusieurs réunions brèves et en petit comité sont préférables à de grandes messes. 

Bonne pratique n°5 : Utiliser des outils adaptés au télétravail à temps plein

Le télétravailleur occasionnel ne consulte généralement que ses emails. Profitant du télétravail pour se concentrer et s’isoler, il évite ainsi de se disperser. 

Mais comment faire lorsque le télétravail s’impose comme pratique à temps plein ?

Il faut trouver de nouveaux outils pour remplacer ceux que nous avons abandonnés au bureau, par exemple : 

  • une messagerie instantanée pour discuter à la volée avec un collègue
  • une salle projet virtuelle pour retrouver l’affichage des indicateurs, plannings et autre kanbans internes,
  • un outil de visioconférence pour se réunir
  • un espace collaboratif pour y ranger les documents communs
  • des agendas partagés pour voir les disponibilités de chacun 

Des solutions gratuites existent pour tous ces outils et chaque individu comme chaque équipe peut s’organiser différemment. L’important est de trouver ce qui marche pour vous.

Bonne pratique n°6 :  Recréer les liens de l’équipe

Ce dernier point est crucial : quand le travail se fait entièrement à distance, le travail d’équipe est lui aussi à réinventer. L’impossibilité de faire un point devant la machine à café, de partager des espaces et des affichages communs, de même que celle de déjeuner ensemble ne nuit pas seulement à l’efficacité globale de l’équipe mais aussi à sa cohésion.

Les équipes en télétravail disposent néanmoins de solutions pour déployer de nouveaux rituels et entretenir le sentiment d’appartenance, si précieux pour les « animaux sociaux » que nous sommes.

Certains utilisent des machines à café virtuelles pour partager une pause ensemble, d’autre se lancent des défis hebdomadaires ou décident de visiodéjeuner ensemble. Quels que soient les outils adoptés, les managers se souviendront que la performance d’une équipe est toujours corrélée à sa cohésion. Nous conseillons vivement d’encourager ces moments informels.  

En conclusion, le télétravail à temps complet est finalement très différent du télétravail occasionnel.

Jusqu’à présent, le télétravail permettait principalement de s’extraire des bureaux trépidants pour se consacrer enfin à ces tâches, réclamant calme et concentration, auxquelles il est si difficile de venir à bout en open space.

La fréquence idéale semble être de 5 à 6 jours par mois : suffisant pour abattre du travail sans toutefois perdre le lien social avec son entreprise et ses collègues.

Cependant, lorsqu’il s’agit d’être 100% du temps « à distance », les choses se compliquent et faute d’une solide organisation, d’outils et de rituels appropriés, la situation risque de devenir inconfortable.

Heureusement, en procédant par étape, il est tout à fait possible d’adopter ces nouveaux modes de fonctionnement. L’entreprise assure alors aux télétravailleurs une plus grande autonomie doublée d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie privée, en respectant leur besoin de lien social. Elle se donne aussi les moyens de recruter des collaborateurs plus éloignés géographiquement et se dote d’un atout RH de plus en plus attractif.

Pour aller plus loin : retrouvez l’étude de Malakoff Humanis ici